Mis on laohaldus? Täielik juhend

Mis on laohaldus

Laohaldus on protsesside kogum, mille abil ettevõte teab igal hetkel, milline kaup talle kuulub, kus see on, mis see väärt on ja millal tuleb juurde tellida. See algab ostutellimuse saatmisest tarnijale ja lõpeb valmistoote saatmisega kliendile, kattes kõike vahepealset: vastuvõttu, ladustamist, asukohtadevahelisi liikumisi, lugemist, hindamist ja täiendamist.

Seda tasub tõsiselt võtta, sest laoseis on tavaliselt üks suuremaid varasid, mis tootega tegeleval ettevõttel on — sageli suurem kui seadmed — olles samal ajal vara, mis on raamatupidamises kõige tõenäolisemalt vale. Masinad ei muuda oma kogust öösel vaikselt; laoseis muudab, üks valekorje ja üks jälgimata tagastus korraga. Laohaldus on distsipliin, mis hoiab kirjapandud numbri ja füüsilise numbri samana.

Miks see loeb: läbimüügid, üleladu ja raha

Panuseid on kõige lihtsam näha kahe äärmusliku ebaõnnestumise juures. Läbimüük tähendab, et klient tahtis sulle maksta ja ei saanud: vahetu müük on kaotatud ja osa neist klientidest muutub vaikselt kellegi teise klientideks. Üleladu on vastupidine ebaõnnestumine sama algpõhjusega — raha, mis on muudetud riiulil seisvaks kaubaks, tekitades ladustamis-, kindlustus- ja vananemiskulusid ning riknevate kaupade puhul aegumist, samal ajal kui see raha ei ole millekski muuks kättesaadav.

Ettevõtted, kes jälgivad laoseisu käsitsi, kalduvad äärmuste vahel kõikuma, sest parandav info jõuab kohale hilja. Läbimüük käivitab paanilise ületellimise; sellest tekkiv üleladu käivitab ostustopi; stopp toodab järgmise läbimüügi. Hea laohaldus summutab selle kõikumise, tehes hetkeseisu iga päev nähtavaks ja juurdetellimise otsuse süstemaatiliseks, mitte emotsionaalseks. Rahaline võit avaldub rahavoos: raha kulutatakse lähemal hetkele, mil seda vaja on, ja vähem sellest magab riiulitel.

Laoseisu liigid

Kogu laoseis ei täida sama rolli ja kasulik aruandlus sõltub kategooriate eristamisest.

Toormaterjalid

Kaup, mis ostetakse selleks, et see muundada või koostada selleks, mida sa müüd — kangas rõivatootjale, komponendid elektroonikakoostajale. Puhastel edasimüüjatel ei pruugi seda kategooriat üldse olla.

Pooleliolev toodang

Kaubad, mis on tootmises poolel teel ja on juba materjali- ja tööjõukulu endasse võtnud ning kannavad seetõttu väärtust, mida tuleb arvestada, kuigi neid ei saa veel müüa.

Valmistoodang

Müügikõlblikud tooted, mis ootavad tellimusi. Jaekauplejate ja e-müüjate jaoks on see suurem osa laoseisust ja kategooria, mis on kõige otsesemalt seotud e-poe saadavusega.

MRO ja jälgimata kaubad

Hooldus-, remondi- ja tarbevahendid — teip, puhastusvahendid, varuosad — mida ettevõte tarbib, aga ei müü. Paljud ettevõtted jätavad need teadlikult jälgimata või jälgivad neid lõdvalt; oluline on, et otsus oleks teadlik.

Teel olev ja komisjonikaup

Kaup, mis on tarnijalt lahkunud, aga pole veel kohale jõudnud, ja kaup, mida hoiab füüsiliselt üks pool, kuid mis kuulub teisele. Mõlemad on lihtne unustada ja mõlemad moonutavad unustatuna raamatupidamist: teel olev kaup mõjutab seda, millal omand ja kulu kirja lähevad, ja komisjonikaupa tuleb hoida omast kaubast nähtavalt eraldi.

Laoseisu jälgimine: SKU-d, vöötkoodid, seerianumbrid ja partiid

Jälgimine tugineb identiteedile. Iga eristuv toode ja variatsioon saab SKU — laoühiku koodi — nii et tumesinist L-suuruses mütsi ei aeta kunagi segi sama mütsiga M-suuruses. SKU-d muudetakse füüsiliseks vöötkoodidega: skanni silt ja tuvastus on kindel — just seepärast kukutab skannimine veamäärad võrreldes sisestamise või silma järgi hindamisega. Meie vöötkoodipõhise laosüsteemi leht käsitleb sildistamise ja skannimise praktilist poolt.

Paljude ettevõtete jaoks loevad kaks peenemat identiteeditasandit. Seerianumber tuvastab ühe üksiku ühiku, mis muudab garantiinõuded ja vargusjuurdlused täpseks. Partii- või partiinumber tuvastab ühe tootmispartii, mis muudab tagasikutsumise kirurgiliseks, mitte totaalseks, ja lubab riknevat kaupa tarbida aegumise järjekorras. Kaasaegsed süsteemid seovad mõlemad vastuvõtuskannimise juures, ajal mil info kogumine maksab sekundeid, mitte tunde taastamist.

Kui identiteet on paigas, on jälgimine ise sündmuste salvestamine: kaup võetakse vastu ostutellimuse vastu, kaup korjatakse tellimuse jaoks, liikumised asukohtade vahel, lugemised ja parandused. Iga sündmus kannab toodet, kogust, asukohta, kasutajat ja ajatemplit ning koos selgitavad sündmused iga saldo — ja just seda küsib ühel päeval audiitor, kindlustusandja või hämmingus omanik.

Perioodiline ja pidev laoarvestus

Laoarvestuse pidamiseks on kaks põhimõtteliselt erinevat rütmi. Perioodiline süsteem usub lugemiste vahel pabereid: saldo määratakse arvestusperioodi lõpus füüsilise lugemisega ja kõik lugemiste vahepealne on järeldus. See on lihtne ja väga väikese või väga aeglase laoseisu puhul võib piisata, aga selle määrav nõrkus on, et raamatupidamine on tõeliselt teada vaid mõnel päeval aastas — ja iga lugemisel avastatud viga on kuude vanune ja jahtunud.

Pidev süsteem uuendab kirjet katkematult: iga vastuvõtt, müük, liikumine ja parandus muudab saldot hetkel, mil see toimub. Klientidele näidatav saadavus on ajakohane, juurdetellimispunktid käivituvad päris numbritel ja lugemistest saavad kinnitused, mitte ilmutused. Pidev laoarvestus nõudis varem kalleid süsteeme; pilvetarkvara ja telefonikaameraga skannimine on teinud sellest mõistliku vaikevaliku ka väikestele meeskondadele — ja just seda režiimi eeldab iga selle saidi leht.

Inventuurid ja tsüklilised lugemised

Ka pidev süsteem vajab füüsilist kontrolli, sest maailmas on purunemist, vargusi ja inimlikke hetki, mida ükski tarkvara ei näe. Inventuur on kõige täielik lugemine, traditsiooniliselt kord aastas ja traditsiooniliselt valus. Tsükliline lugemine on väike planeeritud lugemine ühest lõigust — vahekäik, kategooria, kakskümmend kiiremat liikujat — korratuna rotatsioonis, nii et täpsus püsib pidevalt kõrge, ilma et tööd peaks kunagi seiskama.

Mehaanika loeb vähem kui järeltegevus. Kui loetud erineb oodatust, tuleb erinevust uurida enne korrigeerimist: dokumenteerimata saadetise saab dokumenteerida, vastuvõtuvea parandada selle allikas. Ainult seletamatu erinevus muutub maha- või juurdekandeks ja iga korrigeerimine peaks kandma põhjust, nime ja kuupäeva. Erinevuste aruanne — millised tooted erinevad, kui palju, kes luges — on lugemise tegelik tulem ja selle automaatne koostamine on üks inventuurirakenduse.

Laoseisu hindamine ja müüdud kauba kulu

Laoseis on käibevara, seega läheb selle rahaline väärtus otse bilanssi ja tegelikult müüdud ühikute kulu — müüdud kauba kulu ehk COGS — määrab brutokasumi. Kuna identseid ühikuid ostetakse aja jooksul sageli eri hindadega, vajab raamatupidamine reeglit, milline kulu ühiku müümisel arvestusest maha kantakse. Levinud kokkulepped on FIFO, kus kasutatakse esimesena vanimat kulu; LIFO, kus kasutatakse esimesena uusimat kulu, lubatud ühes arvestusstandardis ja teises mitte; FEFO, mis lähtub aegumistähtajast ja sobib riknevatele kaupadele; ning kaalutud keskmine kulu, mis liidab kõik ostud üheks jooksvaks keskmiseks ühiku kohta.

Edasimüüja jaoks on COGS-i arvutus lihtne:

Hindamismeetodi valik muudab inflatsiooniperioodidel esitatud kasumit ja maksu, seega tuleks see teha koos raamatupidajaga ja seejärel järjepidevalt rakendada. Tarkvara panus on raamatupidamislik vastupidavus: pideva süsteemi puhul arvutatakse hindamine ja COGS katkematult päris liikumistest, mitte ei taastata neid kvartaalselt tšekkidest.

KPI-d, mis loevad

Kaks suhtarvu kannavad enamiku analüütilisest kaalust. Laokäibe kordaja mõõdab, mitu korda perioodis laoseis läbi müüakse ja asendatakse:

Madal kordaja viitab üleladule või nõrgale müügile; äärmiselt kõrge viitab sellele, et riiulid on liiga tühjuse lähedal. Mis on terve, erineb tohutult valdkonniti — toidukaubad käivad läbi mitu korda kiiremini kui mööbel — nii et kasulik võrdlus on sinu enda ajaloo ja sinu enda kategooriaga, mitte universaalse numbriga.

Laoseisu päevades väljendab sama mõtet ajana: mitu päeva praegune laoseis praeguse müügitempo juures vastu peaks.

Lisaks nendele kahele ütlevad operatiivsed mõõdikud — korjetäpsus, aeg tellimusest saatmiseni, erinevuste määr lugemise kohta, surnud lao osakaal — kus protsess lekib. Surnud ladu väärib omaette tähelepanu: kaubad, mis pole kuid liikunud, seovad ruumi ja raha ning tavaliselt on parem neid alla hinnata, komplekti panna, annetada või ringlusse anda kui veel aasta hoida.

Planeerimismeetodid: juurdetellimispunktidest ABC-analüüsini

Juurdetellimispunkt

Juurdetellimispunkt on laoseisu tase, mille juures tuleb esitada uus tellimus, et täiendus jõuaks kohale enne riiuli tühjenemist. Klassikaline valem ühendab selle, kui kiiresti kaup müüb, kui kaua tarnijal läheb, ja turvavaru:

Tarkvaras tekitab juurdetellimispunkti ületamine automaatselt teate või eeltäidetud ostutellimuse, mis muudab täiendamise igakuisest otsustuskohast taustaprotsessiks.

Turvavaru

Turvavaru on teadlik puhver kahe asja vastu, mille prognoosid valesti saavad: nõudluse hüpped ja tarnija viivitused. Õige suurus on arvutus, mitte tunne — see kasvab koos nõudluse ja tarneaja kõikuvusega ja kahaneb, kui mõlemad ühtlustuvad. Liiga väike puhver tekitab läbimüüke; liiga suur muutub vaikselt ülelaoks vooruslikul nimel.

Optimaalne tellimuskogus

EOQ vastab küsimusele, kui palju korraga tellida, tasakaalustades kaht vastandlikku kulu: sage tellimine maksab halduses ja saatmises, harv tellimine ladustamises ja seotud rahas. See sobib stabiilse ja ühtlase nõudlusega kaupadele ja on kõikuvate puhul vähem kasulik, aga isegi jämeda suunisena lõpetab see tellimuskoguste määramise harjumuse järgi.

ABC-analüüs

ABC-analüüs rakendab kataloogile 80/20 mustrit: väike rühm A-kaupu tekitab enamiku liikumisest ja väärib kõige lähemat tähelepanu, tihedamaid lugemisi ja parimaid riiulikohti; suurt C-kaupade saba saab hallata lõdvemate reeglitega. See on vastumürk sellele, et kolme tuhandet SKU-d koheldakse võrdse tseremooniaga.

Just-in-time

JIT püüab hoida peaaegu mitte midagi, sünkroniseerides saabumised vajadusega. Hästi tehtuna vabastab see märkimisväärses koguses raha; ilma äärmiselt usaldusväärsete tarnijateta muudab see iga tõrke tarneahelas seisakuks. Enamiku kasvavate ettevõtete jaoks on JIT-i praktiline õppetund suunanäitav — hoia vähem, sünkroniseeri rohkem — mitte sõnasõnaline.

Laohaldustarkvara valimine

Kõike ülalkirjeldatut saab põhimõtteliselt teha paberil ja aastakümneid tehtigi — kontoriarmeede ja iga-aastaste üllatuste hinnaga. Tarkvara muudab seda, et kirje hoiab end ise: skannimised ja müügid tekitavad sündmused, pidev saldo on alati ajakohane, juurdetellimispunktid ja hindamised arvutatakse taustal ning lugemised kinnitavad, mitte ei paljasta. Süsteeme hinnates on eristavad küsimused praktilised: kas see jälgib reaalajas kõigis sinu kanalites ja asukohtades; kas see suudab järgida seerianumbreid, partiisid ja aegumistähtaegu; kas lugemine töötab seadmetes, mis sul juba on, sealhulgas ühenduseta; kas ostutellimused, järeltellimused ja liikumised on olemas täisväärtuslike objektidena; ja kas see ühendub sinu e-poe, turuplatside ja raamatupidamisega ilma arendusprojektita.

Inventory.com on ehitatud vastuseks „jah“ igale neist küsimustest — reaalajas laohaldus, laooperatsioonid, tellimuste täitmine ja tasuta inventuurirakenduse ühes platvormis, alates 59 $ kuus.